Spreadsheet or subscription app: which do you actually need?
A spreadsheet is the right answer more often than app makers admit. The three signals that mean it has stopped being one.
The short answer
Under about fifteen subscriptions, one person, and you open the file regularly — a spreadsheet is genuinely the right answer and free. It stops being right when the list grows, when a second person needs it, or the first time a renewal you meant to cancel goes through despite being correctly recorded.
Leutrim Miftaraj
Founder, SubTracker · Updated September 5, 2026
What a spreadsheet does well
Everything about the list. Eight columns cover it: name, amount, currency, cycle, multiplier, next renewal, status, category. Formulas handle normalised monthly cost and annual totals.
It is free and it is yours. No account, no subscription for your subscription tracker, no company that can shut down or change its pricing.
Data validation prevents the usual mess. Dropdowns on cycle, status and category stop "Streaming", "streaming" and "Streaming " becoming three categories. Two minutes of setup, and the single highest-value thing you can do to a subscription spreadsheet.
Portability. CSV out, CSV in, anywhere. That is what makes any later switch cheap.
The one thing it cannot do
It cannot warn you.
Conditional formatting highlights an upcoming renewal only on days you open the file. The $140 annual charge you needed thirty days' notice about arrives on schedule, and the file was last opened in March.
That is not a small caveat — it is the whole purpose of tracking subscriptions. Everything else a tracker does is bookkeeping around that one function.
The partial workaround is real and worth knowing: create calendar events for each renewal date with alerts at the right lead time, seven days for monthly and thirty for annual. It works, it survives you changing tools, and it is twenty events to create and maintain by hand.
The three signals to move
More than about fifteen subscriptions. The maintenance cost of hand-editing dates crosses the value of the tool.
A second person needs it. Shared editing degrades quickly, and there is no notion of who owns what — so renewal warnings, if you have set any up, reach the wrong person.
You have already missed a renewal you meant to cancel. The decisive one. The spreadsheet did its job — the row was there and correct — and it still cost you money, because the job it cannot do is the one that mattered.
If none of the three applies, stay. Being talked out of a working system by someone selling an alternative is how people end up with two half-maintained lists.
Was sich beim Wechsel ändert
Der praktische Unterschied ist nicht die Funktionsliste, sondern was der Dienst über dich wissen kann.
Ein bank-verbundener Tracker hält über einen Aggregator wie Plaid oder TrueLayer eine laufend aktualisierte Kopie deiner Transaktionshistorie. Das ist die Voraussetzung für automatische Erkennung, und es bedeutet, dass ein Dritter sieht, wo du überall Geld ausgibst — nicht nur deine Abos, solange die Verbindung offen ist.
Ein manueller Tracker weiss, was du eingetippt hast: Anbieter, Betrag, Verlängerungsdatum. Es gibt keine Transaktionshistorie, weil nie eine erhoben wurde. SubTracker speichert in London unter UK GDPR mit EU-Angemessenheitsbeschluss, nutzt keine Drittanbieter-Analytics, und jedes Konto kann alles als CSV oder JSON exportieren und endgültig löschen.
Ob das zehn Minuten Einrichtung wert ist, ist eine persönliche Abwägung — und eine, die man bewusst treffen sollte statt per Voreinstellung.
Die Liste mitnehmen
Weniger Arbeit als es aussieht, weil die Liste bereits existiert.
Zuerst aus dem alten Werkzeug exportieren. Die meisten bieten CSV. Wenn nicht, reicht ein Screenshot — gebraucht werden nur Anbieter, Betrag, Intervall und Verlängerungsdatum.
Importieren statt abtippen. SubTracker importiert CSV aus einem anderen Tracker, einem Bankexport oder einer Tabelle auf dem kostenlosen Plan, ordnet die Spalten automatisch zu und zeigt eine Vorschau, bevor etwas geschrieben wird. Jede importierte Zeile trägt eine Batch-ID, der Import lässt sich also in einem Schritt rückgängig machen.
Erinnerungszeiten gleich mitsetzen. Sieben Tage bei monatlichen Plänen, dreissig oder mehr bei jährlichen — Kündigungsfristen von dreissig Tagen sind üblich, und eine Erinnerung innerhalb dieser Frist kommt zu spät.
Einen Zyklus lang parallel laufen lassen. Danach das alte Konto schliessen — und eine bestehende Bankverbindung getrennt widerrufen. Das Löschen des Kontos beendet nicht automatisch den Aggregator-Zugriff.
Wo SubTracker nicht die Antwort ist
Du willst, dass Belastungen für dich gefunden werden. SubTracker sieht deine Bank nie und findet nichts, was du nicht einträgst. Rocket Money in den USA, Emma in Europa — oder ein manueller Durchgang durch zwölf Monate Kontoauszüge plus App Store, Google Play und PayPal.
Du willst, dass jemand für dich kündigt. Rocket Money kontaktiert Anbieter in deinem Namen. SubTracker nennt dir den Kündigungsweg und warnt rechtzeitig; kündigen musst du selbst.
Your list is short, stable and yours alone. Then the spreadsheet is free, portable and sufficient, and this page has told you so plainly.
Was es kostet
Der kostenlose Plan verfolgt unbegrenzt viele Abos, ohne Karte und ohne Ablauf — inklusive CSV-Import, Kalender-Feed und vollständigem Export. Erinnerungen und Preis-Alarme sind Plus für $5.90/Monat. Family kostet $9.90/Monat und umfasst einen geteilten Workspace für bis zu zehn Personen.
Stop losing money to forgotten subscriptions
Track unlimited subscriptions free, forever. No card required, no bank connection.
Start freeFrequently asked questions
Is a spreadsheet good enough for tracking subscriptions?+
For a stable list of under about fifteen, kept by one person who opens it regularly, yes. It stops being sufficient when the list grows, a second person needs it, or a renewal you meant to cancel goes through despite being recorded.
Can a spreadsheet remind me about renewals?+
Not on its own. Conditional formatting only helps on days you open the file. Creating calendar events with the right lead time is the usual workaround, at the cost of maintaining them by hand.
What columns should a subscription spreadsheet have?+
Name, amount, currency, cycle, multiplier, next renewal, status and category. Splitting the interval into a unit and a multiplier is what lets every other formula be arithmetic rather than a lookup.
How do I move a spreadsheet into a subscription app?+
Export as CSV and import. A good importer maps the columns automatically and previews before writing anything, so a wrong mapping is caught on screen rather than discovered later in the data.
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